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📝 visio流程图绘制培训
介绍
今天上午，我们主要讲解流程图绘制相关的内容。包括流程图绘制软件的介绍、教学规范、以及流程图的案例。希望大家一起参与。
六个部分
今天的内容主要分为六个部分：
- 认识Visual软件
- 流程图的图例说明
- 其他流程图的图例扩展
- 流程结构的使用讲解
- 流程图绘制规范
- 案例分析
Visual软件介绍
Visual是Windows旗下的一款流程图和思维导图绘制软件，由微软发布。这款软件通用性较高，在行业内使用广泛。我们会讲解Visual的使用方式和相关介绍。
流程图的图例说明
我们会介绍基本流程图和跨职能流程图的使用。基本流程图适用于普通的业务，而跨职能流程图适用于涉及多个系统或部门的业务。我们推荐使用这两种图例，不推荐使用第三种。
其他流程图的图例扩展
除了基本流程图和跨职能流程图，我们还会介绍其他一些流程图的图例，以扩展大家的知识。
流程结构的使用讲解
我们会讲解流程结构的使用方法，以帮助大家更好地绘制流程图。
流程图绘制规范
我们会介绍流程图绘制的规范，以确保图示的标准化。
案例分析
最后，我们会进行案例分析。由于线上参与的同学交互较麻烦，我们会进行有奖竞答，奖品是精美的小卡片。同时，我们会布置课堂作业，大家可以利用手头的流程图软件或者PPT进行绘制。
Visual软件的使用
首先，打开Visual软件，然后我们会介绍一些相关的功能。Visual以模板为优先，方便绘制流程图。我们推荐使用基本流程图和跨职能流程图。在绘制过程中，要考虑流程的合理性和简化性，避免过于复杂。
绘制流程图
在Visual软件中，可以通过拖动图例来绘制流程图。如果需要其他图形，可以在更多形状中搜索或添加到收藏夹。绘制流程图时，要从业务和功能的角度出发，合理切分流程，避免过长和过于复杂。
以上是今天的培训内容，现在进入第一个环节，认识Visual软件。
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两种绘制方式
一种方式是拖动图形并自动对齐，然后连接线连接图形。
另一种方式是直接拖动图形，选择指针工具后，图形会自动向外扩展。
绘制图形时的常见问题
- 颜色的选择：不要求使用特定颜色模板，但要避免过于花哨的颜色。颜色的目的是区分不同的步骤或操作，要提供有效信息。
- 添加图例：如果使用花哨的颜色，必须添加图例以解释颜色的含义。
- 保存流程图：可以保存为标准的流程图格式，如VSD或VSDX。注意不同工具打开时可能会导致样式错乱。
- 嵌入到Word文档：可以保存为图片格式或通过文本链接的方式嵌入到Word文档中。
连接线和指针工具
- 使用指针工具移动或操作图形。
- 使用连接线工具只能绘制连接线，不能移动图形。
编辑文本和插入图片
- 在空白处直接编辑文本。
- 可以插入图片，操作类似于其他常见工具。
纸张方向和大小
- 可以手动调整纸张方向和大小。
- 默认按照A4纸的大小排布。
图形样式和数据功能
- 可以选择不同的图形样式，但要避免过于花哨。
- 数据功能可以导入Excel或连接数据库，但一般情况下用得较少。
审阅批注和视图设置
- 可以新增批注，但只适用于使用标准的Visual图文件进行沟通和确认的情况。
- 视图设置可以调整页面画板的设置，如网格、标尺、分隔线等。
整个Visio软件并不复杂，只需拖动图形并选择合适的工具即可完成绘制。
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介绍Visio软件
Visio是一款用于绘制流程图的软件。它可以帮助我们快速选择正确的图形，并进行拖拽操作。Visio还具有智能的排版功能，可以自动对齐和排版，减轻使用者的负担。
不推荐使用的功能
有一种功能是将图形组合起来，然后每次拖动组合。虽然这个功能很强大，但配置起来比较复杂。而且，使用这个功能后，有时候图形会出现问题。比如，你可能在一个分支中删除了一个步骤，但下次拖动组合时，这个步骤又会出现。因此，我不推荐大家使用这个功能。
常用图例的讲解
在绘制流程图时，我们常用的图例有以下几种：
- 开始和结束：用于表示流程的开始和结束，只允许使用开始和结束作为文字内容。
- 操作步骤：用于表示当前步骤的操作。
- 决策：用于表示判断条件。
- 已定义的流程：用于引用已经定义好的流程。
- 接口调用：用于标记调用接口，包括内部接口和第三方接口。
- 文件处理：用于表示需要处理文件的步骤。
- 数据处理：用于表示数据处理的步骤，常用于CIOD操作和档案表。
注意事项
- 一个流程图只允许有一个开始，但可以有多个结束。
- 操作步骤只针对于步骤本身的操作，不包括数据操作。
- 已定义的流程可以在同一个VSWORD文件的其他页签中展示。
- 文件处理和数据处理可以用箭头标识方向。
- 不推荐使用其他不常用的图形，因为它们可能会导致绘图不符合标准。
以上就是关于Visio流程图绘制的培训内容。如果还有其他问题，请提出。
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简化图形选择
学习东西如果太多，可能会贪多嚼不烂。当你学得越多，对流程图的意义可能会变得混乱，不清楚在什么场合下使用哪些图形。因此，推荐大家只记住几个基本图形即可，基本上可以覆盖所有业务范围。对于一些不常用的异常图形，只有在业务非常特殊，尤其涉及交互操作时，才允许使用特殊的图形，比如页面上的操作，如点击、拖动等，可能会有一些特殊的符号。但是，一定要做好图例，选择合适的图形。合适的图形首先要避免产生歧义，大家看到图形的第一个理解都应该是一样的。如果图形有歧义，可以考虑换其他图形。其次，不要出现无意义的图形，比如在手机端操作时，有些人会放一个手机图标，这是没有必要的。可以用文字说明来代替，不必真的放一个手机图标。这些是大家需要注意的。
常用流程图讲解
常用的流程图已经讲完了，大家一定要记住，并且要牢记右边的图形含义。接下来，我会介绍一些其他常见图形。
圆柱形图形
圆柱形图形大家肯定都不陌生，有些人在绘制时会使用这种图形。第一个圆柱形表示系统磁盘，即硬件上的内存和系统磁盘。第二个圆柱形上面有两个或三个椭圆形的片，一般表示数据库。为什么要这样画呢？因为数据库是软件，磁盘是硬件，数据库要建立在硬件的基础之上。所以，大家要明白这个磁盘并不是指服务器，而是指电脑上的硬盘，用来存储东西的空间。
圆形图形
在图例中，我们看到了一个圆形，它代表页面内的引用。当一个页面内有多个流程图时，如果想实现引用，为了方便，可以使用这个图形。如果流程图不是特别长，就不需要考虑使用它。什么时候算长呢？我们使用的都是A4纸大小的图纸，如果图形超过了A4纸的长度，可以考虑使用页面内引用图形。但是，不推荐使用跨页面引用，因为有很多不同的标签，容易产生一些奇异的情况，一般大家也不会用到，只需要了解即可。
多文件图形
有时候我们需要表示文件夹或一批文件时，可以使用多文件图形。什么情况下是一批文件呢？比如，现在要发一个财务报销的流程，其中需要大家上传发票，发票的数量是不确定的，这时我们认为上传发票是一批文件，数量不确定，可以使用多文件图形来标志。另一种情况是开会，会议需要会议内容的文件、会议安排的过程文件和会议进程文件，这三个文件每一个都不一样，这个不是指这个就不适用于多文件，多文件是指同一类数量不确定的情况。如果是三类文件，但数量是确定的，每一类都只有一个，那就使用之前的文件图形画三个来表示。
标记的流程图
有时候我们会遇到标记的流程图，就是方框右下角有一个小黑点和小三角。这个图形不是用来表示普通的步骤，而是用于标识特殊步骤。特殊步骤往往会附带相关的图例或其他分支流程图作为讲解。这个图形不常用，容易让流程图变得复杂，所以不推荐使用，只需要了解即可。
以上就是针对这些图例的讲解，有没有问题呢？如果有问题，请提出。
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思考解答
个图形这里画的有问题，它的作用是不一样的。在这种情况下，如果直接拿到流程图里边，那么是有问题的。放在这种业务系统的图里边，你可以这样做，因为它不需要很详细，就这种东西它是比较宽泛，比较概念化的，你这样画是可以的。最主要的是人家这里有图例兄弟们，这个很重要。图例如果你确实担心这些东西存在着不同的理解和差异，一定要附上图例。好吧，这个我们先就先到这里，我们继续。
常用流程图结构
接下来我们讲一些常用的流程图结构，这是我们今天的重点。这一块有些东西会比较难以理解，所以大家一定要认真听。
顺序结构
顺序结构的特点就是自上而下或者从左到右。记住只有这两种情况，没有从右到左，也没有从下到上。不要去画其他的东西。如果你画了其他的东西，你首先应该考虑的是你的图形设置是否合理，是否该引用一些其他的图标。比如说我们经常会碰见那种你从左往右画，你画了一半，你发现画不下了，然后呢，你再拿一个折线，再折到哪一个线，再折到最左边，对吧，你再拿一个线，直接从右边拉到最左边，再从最左边再开始画。这种情况下呢，要避免这个要第一要避免这个情况。第二，如果出现这个情况可以使用一些图例去做这种的，做一些替换可能效果会更好一点。
加成就是刚才讲的这种情况下可以适用于这里边的哪一个图例？再想想。它是一个流程，从左边画到最右边，发现画不下了。啊，这个对吧。是的，就是我们可以使用这种图例，只要你这是合理的就行，你别画到正中间都没到最右边了，你正中间来了这个，来了一个这个页面内的引用，那肯定是不行的，就是我们一定要保证我们的图形合理性。
来，就是我们要注意啊，我们的顺序结构就是自上而下或者从头到尾，它的原则就是你完成上一步才可以进行下一步。这个不要大家在逻辑上有个转变，不要想当然的认为我的步骤执行到这，对于步骤也许有其他操作，但是我还让他往下一步执行，那你这个逻辑上就是不对的。
我举个例子啊，比如说我的第一步是用户填写表单数据，第二步是发起，对吧，呃不第二步也不说是发起了，比如第二步是进入审批，对吧，下一个人比如张三审批或者李四审批，但其实这两步中间还有一个步骤是啥呢，就是把表单转为pdf，然后呢，你把表单转为pdf，你在右边比如横着画了一个这个步骤，a用户填写数据，然后呢，右右边画了一个箭头表单转pdf，然后又往下，比如说这个张三审批或者提交之类的，其实这个是不对的。为什么？因为你到了这一步步骤出现了分支之后呢，你的这个表单转PDF，我跟你的下一个步骤之间到底是什么关系呢，是两个完全是异步的吗，就是说我只要填写完，我不用管PDF是否转换成功，也许失败，也许成功，他都不影响我后续的步骤流程吗？如果是这个意思，你这样话是可以的，但如果不是这个意思，大家要谨记，不要这样去处理，你要清楚的知道，你的这一步操作到底是阻塞式的还是非阻塞式的，就是你的下一步是不是一定要等到上一步的某个步骤执行完才能够继续进行。这个大家要要要记住啊，这个大家要记住啊。
选择结构
选择结构也叫分支结构，用于我们做判断去使用的，根据我们的判断条件给定这个判定结果。这里要注意三个点：第一，判断有且只有一个入口；第二，有且必须有两个出口，不能有三个出口；第三，文字内容为单一判断条件。文字只允许使用"是"或者"否"，不要使用其他的。
给大家解释一下，有且只有一个入口，有且必须只有两个出口的意思就是指，我这一个判断分支的这个图形，简单理解只有三条线跟它相连，三条线里面一条线是作为一个程序的入口，两条线作为这个程序的出口。如果说你发现你这个可能有其他的线引用进来的时候，那你的这个判断是缺失的，就说明你的判断条件有缺失，你有些情况下没有判断的，或者你这个逻辑是不合理的，直接引用过来了。
文字内容为唯一判断条件什么意思？比如说我表单发起要做校验啊，我教验的时候给我发一个请假申请单，我先校验你这个人是不是在职员工，我又校验你的这个休假在职员工我又照验，你的这个休假时长够不够，对吧，我这两个判断条件，然后呢，你把这两个都写在这里吧，就说调验是否在职员工调验是否那个具备剩余请假时长都写在这一个里边了，这个是不允许的。不允许这种情况下出现，因为你这么写会导致一个很直观的问题，就是我们的人员去看留着流程图，首先你记住第一眼一定是图形，而不是你的文字。他第一眼看了你这个流程图，他的脑子里边知道这里是两步判断，但他想找两步判断的时候，他找不到，因为你这里是一个判断图标放在这的，会导致这样的混乱，不必要的麻烦。知道吧，而且就是比如说你把这个图发一遍，别人想快速过一遍说我这个流程复不复杂，但是如果你多个条件写在这一个里边，他看不出来的，他只看到了有一个里边密密麻麻写了一堆字，也不一定字多就是复杂，知道吗，有可能只是说我这里匹配单位名称等于什么什么，大家知道单位名称往往都比较长一点，对吧，就是说他会有这样的一些问题在，所以就不要把它写在一起。尤其是像对于我们开发人员，一定要更严谨一点，你的这个判断逻辑有就是有没有就是没有，如果有几个就写几个，这个流程图画完就相当于开发代码里面的注释一样，你就是按照这个东西去开发的，你给任意一个开发，他们对这个东西的理解都要是统一的，不要有歧义，就是这个图形的意义，就是需求，需求文档上我们会解释业务，但是为什么还要再画流程图，就是以图形更好，更直观的来表达出它的逻辑和它所包含的一些点，所以这个大家一定要注意。
循环结构
循环结构是一个组合图形，一个条件加一个步骤，然后来形成的这个组合图形。大家注意看啊，我刚才不是讲了吗，那个判断条件只允许一个进两个出，大家看到啊，这里是一个进对吧，一个流程入口，然后两个出，但是到这里步骤会回还到上面，这种情况下是可以的，就你你要是这种情况就这么画，不允许哪种情况出现呢，你别把这个箭头给我指到这边去。明白吧，不要把这个箭头指向这边，你在这边再拿一个，你再用他一个角，你觉得箭头画的好像怪怪的一样，你再把把这个箭头直接分到这个角了，你觉得反正都是进这个判断呗，对啊，你觉得是这样，但是以我们图形而言，我们说的流程入口要唯一，这个唯一不光是指你有一条线，不光是你这个逻辑是唯一的，你的图形表达也要是唯一的。从图形表达上来说，你把箭头指向左边的这个角，其实就已经是两个入口了。如果你的线再有一些错乱，再复杂一点根本看不出来这个线到底是从哪到哪的，知道吧。
然后这个图形就是这么画的，不要有任何的改动。就是这个循环结构，这种结构要注意一个点，循环结构必须明确进入循环和出循环的条件。
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循环的条件
循环结构的出循环条件是很重要的。禁止出现私循环，循环的条件必须明确，并且需要自己进行验证。有时候在写需求文档时可能会遗漏一些东西，特别是在循环结构上容易出现逻辑缺失。因此，在绘制循环结构时，需要仔细切分逻辑，清晰地知道每一步的目的和意义。
不同类型的循环结构
循环结构有三种类型：条件型循环结构、计数型循环结构和直道型循环结构。条件型循环结构是根据条件来判断是否继续循环，计数型循环结构是根据计数来判断是否继续循环，而直道型循环结构是先执行步骤，直到条件成立后才跳出循环。
循环结构的注意事项
循环结构的进入和出循环的条件需要明确。在绘制循环结构时，需要注意以下几点：
- 不要把不必要的步骤放在循环内部。
- 不要把不属于循环的步骤放在循环内部。
- 不要出现死循环。
分支结构的特点和入口出口
分支结构有几个特点：
- 分支结构有多个入口和多个出口。
- 分支线上可以使用不同的文字标识。
绘制规范讲解
在绘制流程图时，需要遵循以下规范：
- 方向：流程图应从左到右、从上到下绘制，不要出现从右到左的情况。
- 始终性：每个流程都应有明确的开始和结束，开始符号只允许出现一次，结束符号可以出现多次。
- 单一性：流程图应具有单一入口和单一出口，不要出现多个入口或乱七八糟的入口。
- 标准有意义：流程图中的符号大小应保持一致，连接线尽可能不要交叉，不要无缘无故地弯折线条。
以上是关于visio流程图绘制的培训内容。如果有任何问题，请提问。
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思考解答
学员1: 这个掉头符号是什么意思？大家能看出来吗？
讲师: 这个掉头符号其实就是我们最常见的掉头操作，就像开车一样。如果我把它放在步骤旁边，它有时候代表的是在这一步进行循环操作。这种循环跟我们之前讲的循环体不太一样，它是指单步的循环操作。在普通业务中我们不会经常用到，但在某些场景下可能会用到，比如定时器的开发。这种箭头的形状可能会更圆一些，但它们都有不同的表示意义。大家要注意不要随意使用自己不清楚意义的图标，避免产生歧义。
学员2: 还有这种双向箭头，它代表的是双向的方向性，既可以从左到右，也可以从右到左。在开发绘制软件的设计流程中，它代表数据流通的双向性。我们要注意不要随意使用这些容易产生歧义的标记，避免产生混淆。
讲师: 对，你说得很对。如果要使用会产生歧义的标记，我们应该怎么做呢？我们可以写上图形的有效性，确保图形的颜色具备有效性。虽然画图比较简单，但是细节方面还是需要注意。美观度可以放在最后，不要完全不追求美观，因为美观度强的流程图在思维上会更清晰一些。主要还是要保证逻辑的严谨性和正确性。所有的图形颜色要具备有效性，这一点大家一定要注意。
图形绘制规范
讲师: 我们刚才讲了图形的绘制规范，接下来是公开图形的环节。我们之前收集了大家自己画的一些流程图，现在大家可以相互评判一下，看看有哪些改进的点。每个人都提一提这些流程图，结合今天的课程，看看有哪些改进的点。
学员3: 我觉得第一个图中的判断符号有点太大了，整体来说，颜色统一不太好区分每个步骤的含义，而且文字太多。
讲师: 你说得不错，颜色是一个很重要的点。我们要统一使用颜色来标记一类功能，确保颜色具备有效性。另外，不要把条件的判断写在箭头上，这样会让图形变得混乱。判断条件应该有对应的操作步骤，箭头只代表方向，不代表操作。如果要回退操作，应该在图中加上对应的步骤，而不是使用箭头代替操作。这样才能保证图形的正确性。
学员4: 这个图中的循环步骤有两条线叠在一起，看起来有点混乱。
讲师: 是的，这个图中的循环步骤有问题。两条线叠在一起导致了一个双循环结构，但实际上缺少了一个回退操作的步骤。循环本身没有问题，问题在于缺少了回退操作的图形表示。我们应该使用循环结构来解决这个问题，而不是使用双向箭头。双向箭头虽然没有错，但我们既然定义了标准，就不推荐使用这种方式，因为它可能会忽略掉一些重要信息。
讲师: 接下来，我们来看一下这个流程图。丁经理，你能看出有哪些改进的点吗？
丁经理: 这个图中的判断符号有点太大了，而且整体颜色统一，不太好区分每个步骤的含义。另外，开始节点里面的文字有点模糊，线也交叉在一起了。
讲师: 你说得很对。其实这个图中有一个循环步骤，但是两条线叠在一起导致了一个问题，它缺少了一个步骤的图形表示。这个问题不是很大，因为逻辑本身不复杂，用统一颜色也没关系。另外，你能看到这个图中的附件相关的一些文件吗？它们可以用文件框或者数据处理框来表示，让图形更丰富一些。大家可以根据我们刚才讲的图形规范来改进自己的流程图。
讲师: 这个流程图其实非常好，给大家看了一下。当遇到跨职能或者跨部门的流程图时，可以按照从左到右的画法来绘制。如果图形放在左边横向的话，就是从上到下的画法。这两种画法可以同时进行，只要方向统一就可以避免阅读混乱。这个流程图没有特别大的问题，基本上符合我们的标准。大家以后可以按照这种标准来绘制流程图。
讲师: 还有一点要注意，我们的流程图并不是要把所有的细节都列在上面，而是要突出重点。比如在开发测试阶段，我们可以用分支流程图标来描述具体的开发过程。这样可以保证图形的有效性，同时避免混淆。这个流程图是很值得大家学习的，像颜色的应用也是如此。黄色代表其他分支流程，绿色代表形成文件的操作。我们要保证图形的有效性和清晰性，不要让图形变得混乱。
讲师: 这就是我们今天讲的流程图绘制培训的内容，大家可以根据这些规范来绘制自己的流程图。谢谢大家！
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产物的合理应用
在绘制流程图时，我们需要考虑产物的合理应用。这代表着我们的产物，就像这个例子中的文件。在这个例子中，我们需要生成两个产物，一个是产品需求说明书，另一个是演示文稿。我们应该将它们分开，不要写在一起。可以在文件上标明这两个产物，以便清楚地表达出来。这些细节可能看起来不太重要，但是当大家阅读这种图时，细节往往会引起一些歧义。如果产生了歧义，可能会导致严重的后果。因此，我们应该尽量避免歧义，确保图形的有效性。
有效性和避免歧异的重要性
图形的有效性和避免歧异是非常重要的。我们必须记住，图形必须是有效的，不要产生歧异。这是至关重要的。在整个讲解中，我已经介绍了这些内容。
谢谢大家！